2006年04月27日

新入社員に知ってほしいこと

26〜27日は某企業の新入社員研修。ビジネスライティングの講座を担当した。
今回は高橋慈子さん、川瀬岩夫さんとご一緒。3人で協力し、テキスト制作から演習問題、スライドの準備まで行った。3人の知恵とノウハウが生かされた、なかなか充実した講座である(自画自賛? いやいや、本当に良い内容なんですよ)。

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新人さんたちは、ビジネス文書のルールやフォーマットを知りたがる。ルールやフォーマットを知ることは、もちろん社会人として大切なことだが、もっと大切なのはルールやフォーマットの理由を知ることだと思う。

なぜ、用件を記書きにするのか? なぜ、記書きの日付に曜日を書くのか?
 
すべては相手のため。相手が短い時間で正確に情報を読み取りやすくするためである。そうすることが、トラブルを防ぎ、仕事全体の効率を上げ、引いては自分にとってもメリットになる。

仕事をしていると、ルールやフォーマットがそのまま使えないケースもたまにはある。そのときは、自分で考えて対処しなければならない。
この文章の相手は誰なのか? 年齢・性別・業種・前提知識は?
その人は何を知りたいのか?
その人に知ってほしいこと、アピールしたいことは何か?
その人に何をしてほしいのか?
このことを考えれば、どうすべきかが自ずと見えてくるはずだ。
 
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